Procurement Executive

Địa điểm làm việc

170E Phan Đăng Lưu, Phường 3, Phú Nhuận, Hồ Chí Minh, Việt Nam

Mô tả công việc

– Quản lý danh mục nhà cung cấp (“NCC”) hiện tại, tìm kiếm và phát triển NCC thuộc phạm vi phụ trách theo chiến lược mua hàng của Công ty/Khối/Phòng/Bộ phận đề ra;

– Tiếp nhận, xử lý kế hoạch mua hàng theo năng lực nhà cung cấp, đảm bảo tỉ lệ đáp ứng theo yêu cầu;

– Thực hiện công tác phân tích giá và đàm phán, đặt hàng với NCC đủ năng lực cung ứng cho hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu kế hoạch của các đơn vị một cách hợp lý, kịp thời và hiệu quả.

1. Tổng hợp nhu cầu kế hoạch của các đơn vị, lên kế hoạch đàm phán, đặt hàng với NCC (PR/PO)

• Nhận kế hoạch mua hàng từ các đơn vị phòng ban có yêu cầu mua hàng: theo phân công nhiệm vụ Phòng Mua hàng;
• Phân tích nhu cầu, lập kế hoạch và đơn đặt hàng với các NCC theo yêu cầu của các đơn vị sau khi kiểm tra thông tin, năng lực đáp ứng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
• Phối hợp các đơn vị, đề xuất tồn kho dự trữ đối với sản phẩm cung ứng có nguyên liệu hoặc bán thành phẩm khả năng gây khan hiếm trên thị trường trong và ngoài nước;
• Phối hợp bộ phận có liên quan lên kế hoạch mua hàng định kỳ hàng tháng, quý và các kỳ hội chợ trong hoặc ngoài nước.

2. Liên hệ NCC đặt hàng, theo dõi tiến độ, phối hợp kiểm soát chất lượng hàng nhập kho

• Đặt hàng cho nhà cung cấp trong và ngoài nước theo đơn hàng đã được duyệt đúng số lượng, chất lượng, giá cả, điều khoản thương mại theo đơn đặt hàng đã được duyệt;
• Đàm phán, thuơng lượng các điểu khoản với nhà cung ứng;
• Chọn lọc các loại hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, giá cả cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, theo tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và lựa chọn hàng hoá, dịch vụ, được phê duyệt;
• Nhập hàng và cung ứng cho các đơn vị theo các đề xuất, kế hoạch mua được duyệt;
• Phối hợp với các đơn vị phụ trách liên quan, đề xuất luân chuyển hàng hoá cho toàn hệ thống công ty phù hợp với tình hình kinh doanh của từng đơn vị;
• Năm rõ và tuân thủ quy trình mua hàng và các quy trình có liên quan để tính toán thời gian đặt hàng, về hàng phù hợp với thời điểm cần cho sản xuất kinh doanh.

3. Quản lý hiệu quả NCC hiện tại và phát triển nhà cung cấp mới

• Thực hiện theo dõi và đánh giá chất lượng giao dịch để làm cơ sở đánh giá và quản lý chất lượng NCC hiện hữu theo quy định công ty;
• Tương tác với NCC để nắm bắt thông tin thị trường về nguồn hàng, giá cả, khả năng đáp ứng cũng như xu hướng phát triển sản phẩm mới theo yêu cầu (thị trường, công ty);
• Đàm phán, thương lượng với NCC về các điều khoản khi có sự thay đổi nằm trong phạm vi trách nhiệm hoặc khi có chỉ đạo của cấp trên;
• Nắm bắt đặc điểm thế mạnh, thế yếu của từng NCC để tư vấn cho cấp trên trong việc đưa ra lựa chọn NCC phù hợp;
• Định kỳ theo quý (6 tháng) đánh giá chất lượng các NCC cho Công ty theo các tiêu chuẩn được duyệt;
• Đề xuất kế hoạch, quy trình tìm kiếm và phát triển thêm các NCC mới đủ tiềm năng để cung cấp nguồn hàng đạt yêu cầu cho công ty;
• Đề xuất các tiêu chí và kế hoạch cải tiến đánh giá và phát triển hệ thống NCC.

4. Phân tích, dự báo, theo dõi và báo cáo tình hình hoạt động của các NCC, tình hình cung ứng theo kế hoạch, tình hình thị trường

• Báo cáo tiến độ cung ứng theo kế hoạch cho các đơn vị;
• Báo cáo tình hình cung ứng theo tuần, tháng, quý, năm và ngay khi có yêu cầu;
• Báo cáo đánh giá NCC theo quy định;
• Báo cáo khảo sát tình hình thị trường trong và ngoài nước (phân tích giá, loại sản phẩm hàng hoá, nguyên vật liệu theo đặc điểm, chủng loại ngành/nhóm/dòng hàng đang phụ trách), tình hình hoạt động của các doanh nghiệp đang cạnh tranh theo phân khúc yêu cầu;
• Báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.

5. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do cấp trên giao

Yêu cầu ứng viên

TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN

• Bằng cấp: Đại học – Chuyên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế-Đối ngoại, XNK, Tài chính-Ngân hàng.
• Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh thương mại, giao tiếp. Tiếng Trung là một lợi thế.
• Các học vấn khác cần cho ngành nghề: chứng chỉ chuỗi cung ứng, chứng chỉ nghiệp vụ mua hàng.

KINH NGHIỆM LIÊN QUAN

• Số năm kinh nghiệm liên quan: Từ 2 năm trở lên.
• Các kinh nghiệm làm việc có liên quan đến công việc hiện tại: kinh nghiệm mua hàng hoá dịch vụ nhóm Marketing.
• Ưu tiên có kinh nghiệm mua hàng quà tặng, hàng chương trình, quản lý NCC & quản lý người thụ hưởng.

KỸ NĂNG

• Kỹ năng công việc:
  • Sử dụng thành thạo Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Microsoft Onedrive
  • Nắm vững các kiến thức về thu mua
  • Kỹ năng trình bày và soạn thảo văn bản
  • Kỹ năng sắp xếp và quản lý chứng từ
  • Kỹ năng thương lượng, đàm phán
  • Kỹ năng lập, theo dõi và triển khai kế hoạch thực thi
  • Kỹ năng lập và phân tích báo cáo
• Kỹ năng mềm:
  • Giao tiếp, thuyết trình, hùng biện
  • Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc đa nhiệm
  • Phân tích, đánh giá, xử lý tình huống

CÁC YÊU CẦU KHÁC

• Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, báo cáo theo quy định
• Tuân thủ thực hiện đầy đủ các quy định của hệ thống quản lý chất lượng

Quyền lợi ứng viên

• Thưởng tháng lương 13, Thưởng thành tích và thưởng khác theo kết quả kinh doanh công ty.
• Thưởng dịp Lễ, Tết.
• Tăng lương theo năng lực và hiệu quả công việc.
• Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm tai nạn 24/24, Bảo Hiểm Sức Khỏe Cá Nhân.
• Khám sức khỏe định kì hằng năm.
• Chế độ nghỉ phép cho nhân viên từ 12 ngày/năm.
• Chương trình đào tạo và phát triển sự nghiệp.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp.
• Các họat động tập thể: Teambuilding, Ngày hội văn hóa, Văn nghệ, CLB thể dục thể thao…
• Các hoạt động công đoàn: Quà tặng nhân dịp 8/3, 20/10, Quốc tế Thiếu nhi 1/6, tết Trung thu…